Pe măsură ce afacerea ta crește, devine tot mai dificil să ai control asupra respectării regulilor de discount, limitelor de credit și soldurilor clienților la achiziția de produse și servicii. În ERP-ul SAP Business One poți configura proceduri de aprobare, astfel încât sistemul să verifice automat toate datele/regulile, pentru ca tu să aplici politicile de  restricție a utilizatorilor în mod corespunzător.

Ce este un proces de aprobare?

Procesul de aprobare este o procedură standard de lucru care presupune acordul unui manager sau al unui superior, înainte ca utilizatorul să poată genera diferite documente, cum ar fi: comenzi de achiziție, discount-uri etc. În SAP Business One există șabloane de aprobare în care poți defini:

  • Utilizatorii ai căror documente au nevoie de aprobare (originator)
  • Nivelurile unei aprobări și utilizatorii care pot să aprobe
  • Documentele care fac parte din aprobare
  • Condițiile de declanșare a aprobării

Gândește-te la următorul caz:

„Până în Decembrie 2017, toți agenții de vănzări ai companiei introduceau în ERP comenzi de vânzare către clienți bazate pe oferte personalizate. O parte dintre aceste comenzi au avut marje de vânzare foarte mici, astfel încât conducerea companiei dorește activarea unui flux de aprobare, pentru ca toate comenzile de vânzare care au cel puțin un produs cu marja mai mică de 5% – să necesite aprobare de către managerul de vănzări.”

Procesul de aprobare a unei comenzi de vânzare începe atunci când un utilizator (agent de vanzare) dorește să adauge o comandă pentru un client. Dacă marja unui produs va fi sub 5%, utilizatorul va primi un mesaj de avertizare din care reiese că acel document are nevoie de aprobare.

Comanda de vânzare va fi salvată ca draft iar managerul de vânzări va primi o notificare conform căreia o comandă de vânzare are nevoie de aprobare. Managerul de vânzări verifică comanda respectivă, fie în SAP Business One, fie pe aplicația SAP Business One Mobile (Android sau iOS) și  aprobă sau respinge comanda.

Utilizatorul care a generat documentul va primi la rândul său o notificare în sistem și în cazul unei aprobări, poate deschide comanda de vânzare temporară și o poate adăuga în sistem, întrând astfel pe fluxul standard de vânzare.

În cazul în care această comandă de vânzare este respinsă, utilizatorul care a generat documentul poate să o modifice, astfel încât marja să fie peste 5%, fie să o anuleze.

Managerul de vânzări poate rula rapoarte în care să vadă starea tuturor cererilor de aprobare, în funcție de diferiți parametri.

Fluxurile de aprobare pot fi definite pe șabloane predefinite (limită de credit, sume, marje) sau pot fi configurate în funcție de necesități, folosind un script SQL.

Poți seta aprobări pe mai multe niveluri, ca de exemplu:

  • Comenzile de achiziții sub 5000 Euro nu necesită aprobare
  • Comenzile de achiziții intre 5001 de Euro si 10.000 Euro necesită aprobare din partea cel puțin a unuia dintre cei 2 manageri de achiziții
  • Comenzile peste 10.000 Euro necesită aprobare în 2 etape (cascadată): aprobarea cel puțin a unuia dintre managerii de achiziții/aprobarea managerului general.

Alte exemple de aprobări:

  • Aprobarea achizitorului, atunci când se introduce de către gestionar o intrare de marfă în stoc (NIR), care are un preț de intrare mai mare decât cel negociat în comanda de achiziții
  • Aprobarea managerului, atunci când se introduc comenzi de vânzare catre clienți (sau cu excepție anumiți clienți) care și-au depășit limita de credit
  • Aprobarea managerului, atunci când se introduc comenzi de vânzare către clienți (sau cu excepție anumiți clienti) care și-au depășit scadența cu 10 zile
  • Aprobarea managerului în cazul în care se introduc bonuri de consum manual (altele decât cele din producție).

Similar cu notificările pe care le primesc utilizatorii în procesul de aprobare, utilizatorii pot primi diverse alerte în interiorul aplicației SAP Business One sau pe e-mail, atunci când anumite condiții se îndeplinesc. Există o serie de alerte standard care se pot activa, cum ar fi deviația de la o anumită marjă stabilită, de la buget sau limita de credit, scăderea stocului sub nivelul minim. Folosind interogări SQL aceste alerte pot fi extinse în funcție de necesități: comenzi cu marfă disponbilă în stoc, facturi de plătit în ziua curentă, facturi care s-au încasat, etc.

Procedurile de aprobări și alerte din SAP Business One reprezintă un instrument eficient de monitorizare în timp real a documentelor, prin configurarea unor criterii de verificare cu diferite grade de complexitate. Astfel se îmbunătățește comunicarea între departamente, fluxul se simplifică, se reduce numărul erorilor și al situațiilor care sunt de evitat și se mărește gradul de productivitate, în același timp având un control mai mare asupra a tot ceea ce înfluențeaza într-un final profitul.

Autor: Irina Oprea, Managing Partner, System Innovation Romania