Pentru atingerea unui scop esențial de business, îndeplinirea obiectivelor de profitabilitate, managerii au la dispoziție două instrumente principale: creșterea vănzărilor și gestionarea politicilor de pret. Piața concurențială limitează această creștere, plafonând mai ales profitul. Astfel, managerii trebuie să găsească soluții inovative de a impulsiona creșterea profitabilității. Se întamplă ca ei să piardă din vedere faptul ca profitul poate fi crescut nu doar prin creșterea veniturilor, ci și prin diminuarea cheltuielilor.

Pentru companiile de producție și distribuție, stocurile sunt principalul capitol de cheltuieli. Managementul inteligent al stocurilor poate dezvălui scăderi considerabile ale costurilor și chiar creșteri ale veniturilor.

PATRU METODE PENTRU UN MANAGEMENT INTELIGENT AL STOCURILOR:

1. Include stocurile în calculul profitului

Stocurile sunt generatoare atât de cheltuieli, cât și de venituri. Când se stabilesc obiectivele de profitabilitate, acestea pot influența semnificativ rezultatele financiare. Nu uita că în afară de costurile de achiziție, stocurile generează și alte costuri: cu depozitarea, cu deterioarea/expirarea, costuri indirecte date de blocarea sau imobilizarea altor resurse pentru stocare.

De asemenea, ia în calcul nu doar veniturile din vânzarea stocurilor ci și, de exemplu, veniturile din discount-urile de la furnizori. Un proces de achiziție gândit la nivelul întregii companii poate aduce venituri comparabile sau chiar mai mari decât marjele din vânzare, prin urmărirea îndeaproape a target-urilor cu furnizorii, prin atingerea unor volume de achiziții care să producă discount-uri, prin alegerea cu atenție a furnizorilor cei mai rentabili pentru companie.

2. Evalueză corect cererea din piață la momentul aprovizionării

Piața cunoaște fluctuații din motivele cele mai diverse și de multe ori, impredictibile: evoluția economiei, evenimentele politice naționale și internaționale, sezonalitate, etc.

Preluarea fluctuațiilor cererii în oferta furnizorilor cunoaște o amplificare pe măsură ce aceștia sunt poziționati în lanțul de aprovizionare din ce în ce mai departe de consumatorul final. Spre exemplu, dacă la nivelul consumatorului final cererea crește la un moment dat cu 5%, furnizorii acestuia, urmând trend-ul, vor estima o creștere în luna următoare de 7.63%, luând ca bază rezultatul anterior. Furnizorii furnizorilor vor estima și ei, în același mod, un plus de 10.31% pentru perioada următoare. Urmând acest algoritm, cu cât lanțul de aprovizionare de la consumator la producător este mai lung, distorsiunile se vor amplifica, generând un efect de bici (bullwhip effect). Utilizarea unor instrumente de estimare care să poată fi parametrizate corect și care să țină cont de datele istorice poate reduce considerabil aceste distorsiuni, eliminând astfel achizițiile suplimentare inutile.

3. Aprovizionează-te în funcție de cerere, ținând cont de:

  • Viteza de rotatție a stocurilor pe una sau mai multe perioade anterioare;
  • Stocul minim necesar;
  • Termenul de livrare al furnizorului;
  • Sezonalitate;
  • Furnizori preferați;
  • Stocurile din toate unitățile/gestiunile.

4. Implementează un proces de achiziție standardizat

De cele mai multe ori, în companiile cu un număr mare de clienți sau un portofoliu de produse mare, procesul de achiziție generează un mic haos:

  • Se pierd informații la lansarea comenzilor:
    • Nu se iau în calcul cele mai bune oferte și condiții comerciale;
    • Se ignoră comenzile clienților nelivrate din lipsa stocurilor;
    • Termenele lungi de livrare;
    • Stocurile din alte gestiuni;
  • Nu există vizibilitate asupra comenzilor în curs de livrare;
  • Angajații care gestionează activitatea de achiziție muncesc foarte mult timp pentru a defini necesarul de aprovizionare și furnizorii de la care e mai bine să se cumpere;
  • De multe ori, în acest timp, condițiile din piață se schimbă, astfel achiziția devine ineficientă.

Aceste provocări pot fi rezolvate prin implementarea unui proces de achiziție standardizat, adaptat la nevoile companiei, proces care să poată fi rulat suficient de des și fără efort, astfel încât să se poată evita schimbarea condițiilor din piață. Acest flux va oferi transparență și flexibilitate achizițiilor și va aduce un plus semnificativ pe zona operațională.

Am identificat un set de 6 bune practici pentru configurarea unui proces de achiziție standardizat:

  • Stochează și utilizeză ca date de referință datele istorice de vânzări;
  • Ține în sistem prețurile și condițiile comerciale ale furnizorilor;
  • Definește propria procedura de aprovizionare ca algoritm de calcul automat;
  • Testeză mai multe scenarii de estimare utilizând premise optimiste / pesimiste / medii;
  • Castigă, prin intermediul sistemului tău, abilitatea de a transforma în timp real datele în informații. Astfel, vei dispune în orice moment de un suport fundamentat al deciziilor manageriale;
  • Nu cumpăra decât ceea ce este cu adevarat necesar. Utilizează resursele pe care le ai în stoc la maximum.

Liderul mondial in soluții software de business, SAP AG, a publicat în urma unor studii de caz o estimare a beneficiilor utilizării unor instrumente specializate în procesele de achiziție, instrumente pe care le oferă sub forma unor sisteme informatice dedicate companiilor mijlocii de distribuție și producție.

Evident, aceste beneficii pot fi obținute doar adaptând procesele și soluțiile la specificul fiecărei companii și calibrând activitătțle într-un mod eficient. Implementarea unor fluxuri standardizate poate decide caștigătorul în piata liberă, dacă aceste fluxuri încorporează inteligența și expertiza acumulată în timp de companie, împreună cu practicile validate la nivel internațional de industrie.